Faq Conservazione Sostitutiva
1. Come si realizza la Conservazione Sostitutiva dei documenti?
Si realizza con l’apposizione di Firma Digitale e di Marca Temporale.
2. Posso conservare sostitutivamente sia i documenti digitali che quelli analogici?
Sì. La conservazione sostitutiva dei documenti digitali avviene attraverso la memorizzazione su supporti idonei e si esaurisce con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
Per quanto concerne la conservazione sostitutiva dei documenti analogici, l’operazione avviene attraverso la memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti di memorizzazione. L’operazione continua poi con l’apposizione sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione che attesta così lo svolgimento corretto del processo. Sotto il profilo temporale tale operazione può essere eseguita in qualsiasi momento giacché l’archivio analogico è perfettamente valido ai fini tributari e può essere esibito in alternativa.
3. Cos’è la Firma Digitale?
La Firma Digitale è il risultato di una procedura informatica che garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti scambiati e archiviati con mezzi informatici, al pari di quanto svolto dalla firma autografa per i documenti tradizionali. La differenza tra firma autografa e firma digitale è che la prima è legata alla caratteristica fisica della persona che appone la firma, vale a dire la grafia, mentre la seconda al possesso di uno strumento informatico e di un PIN di abilitazione, da parte del firmatario.
4. Cos’è la Marca Temporale?
Una marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l'effettivo avvenimento di un certo evento. La marcatura temporale permette, quindi, di datare in modo certo ed opponibile a terzi qualunque tipo di documento. Il fine è quello di poter dimostrare l'esistenza del documento e la sua data certa in base alla legge.
5. Chi è il Responsabile della Conservazione Sostitutiva e quali sono i suoi compiti?
È il responsabile dell’archivio digitale dell’azienda.
• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;
• Organizza il contenuto dei supporti di memorizzazione e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità; archivia e rende disponibili, informazioni relative ai documenti e al loro contenuto, eventuali copie;
• Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni;
• Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
• Predispone le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità;
• Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento;
• Definisce e documenta le procedure da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;
• Verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.
6. Chi può fare il responsabile?
Può essere una persona fisica o giuridica sia interna che esterna all’azienda, purché venga nominato con atto formale dell’azienda.
7. Cosa posso fare con i documenti precedenti all’avvio della Conservazione Sostitutiva?
Posso conservarli in formato analogico (conservazione diretta) o dematerializzarli. In questo caso si procede alla memorizzazione elettronica dell’immagine e all’apposizione di firma digitale e marca temporale. La distruzione dei documenti soggetti a conservazione obbligatoria, potrà avvenire solo dopo il completamento della conservazione digitale in forma sostitutiva.
8. C’è bisogno della presenza di un pubblico ufficiale?
Solo alcuni documenti unici necessitano della presenza di un Pubblico Ufficiale per essere Conservati Sostitutivamente. Tutti i documenti aziendali fiscali non unici si possono Conservare in forma Sostitutiva senza la presenza di un pubblico ufficiale.
